단순하지만 실무에서 자주 접하는 질문중의 하나이다. 주식회사에는 회사의 자치법규인 정관이 있고, 정관중 일정한 사항은 법인등기부에 등록하게 된다. 예컨대 정관규정중 상호(회사명), 공고방법(공고신문), 1주의 금액(액면금액), 발행할 주식의 총수(발행예정주식 총수), 목적(업종) 등은 법인등기부에도 등재된다. 그런데, 법인등기부상의 상호나 사업목적과 회사에서 보관중인 정관과 불일치하는 경우가 있을 수 있는데 이 경우 어떻게 처리하여야 하는가?

원래 회사설립시 작성하는 정관을 원시정관이라고 하는데 한번 작성된 원시정관은 역사적 사실이기 때문에 변하지 않는다. 그런데 그후 회사의 상황에 따라 정관을 변경하게 되는데 정관변경은 주주총회에서 변경하게 되고, 그 변경사항은 주주총회의사록에 기재된다. 만약 정관변경중 등기사항에 관련되는 경우에는 이 주주총회의사록을 공증받아서 등기신청서에 첨부한다.

예컨대, 회사설립시에 상호를 "(주)소나무"로 하였는데, 그후 회사의 사정에 따라 상호를 "(주)세미원"으로 변경하였다면 정관중 상호에 관한 규정을 변경하는 경우이므로 이에 관한 주주총회의사록을 작성하여 공증받고 이를 첨부하여 상호변경 등기를 신청하게 된다. 이 경우 당초 원시정관에는 상호가 여전히 "(주)소나무"로 기재되어 있어 법인등기부와 불일치하는 것으로 보이게 된다.

그러나 법적으로 보면 당초의 원시정관과 그 후 이를 변경한 주주총회의사록이 합쳐져서 회사의 정관을 이룬다고 보야 한다. 따라서 회사의 연혁이 오래될수록 원시정관에다 이를 변경한 주주총회의사록이 쭉 쌓이게 된다.

위와같이 정관을 변경하게 되는 경우 주주총회의사록에 그 변경내용이 나타나게 되지만 여러차례 변경하게 되면 그 양이 많아지게 되므로 관리하기가 번거롭게 된다. 따라서 실무에서는 변경된 정관내용을 취합하여 하나의 정관으로 워딩(타이핑)하여 사용하면 편리하다.

만약 거래상대방이 공증된 정관사본을 요구하는 경우에는 원시정관과 이를 변경한 주주총회의사록을 같이 복사하여 사용할 수도 있고, 아니면 그동안 변경내용을 쭉 취합하여 정관을 새로 워딩(타이핑)하여 이를 공증받아 제출할 수도 있다.