주주총회 또는 이사회 의사록은 반드시 공증(인증)을 받아야 하거나 또는 공증을 받아야 효력이 발생하는 것은 아니다. 그런데 당해 의사록에 “등기할 사항”이 포함되어 있는 경우에는 그 의사록을 등기신청서에 첨부하여야 하는바, 이렇게 "등기신청서에 첨부되는 의사록"은 받드시 공증사무실의 공증을 받아 공증된 의사록을 첨부하여야 한다.(비송사건절차법 제202조, 공증인법 제66조의2). 의사록의 공증은 아래와 같이 3가지 방식이 있다.

1. 공증용 위임장을 받는 방법
실무에서는 거의 이 방법을 사용한다. 주주총회의 경우 보통결의(예 : 임원선임) 또는 특별결의(예 : 정관변경) 각각에 필요한 의결권 주식수를 보유하는 주주들로부터 공증권한을 위임받아 법무사에서 공증하는 방법이다. 이 경우 회사는 해당 주주들로부터 “인감도장을 날인한 공증위임장”과 "인감증명서1통"을 징구하여야 한다.

2. 공증변호사가 주주총회장소에 출석하는 방법
상장등록회사의 경우 대주주의 지분이 낮은 경우가 대부분이므로 의결권 정족수를 충족하는 주주들의 공증위임장을 받는 것이 가능하지 않은 경우가 많다. 비상장법인의 경우에도 주식이 다수의 소수주주에게 분산되어 있는 경우 다수의 주주들로부터 일일이 공증위임장을 받고 인감증명서를 받는 것이 쉽지 않을 수 있다. 특히, 감사선임의 경우에는 대주주의 의결권이 3%로 제한되기 때문에 출석주식 과반수의 인감증명서를 받는 것이 어려운 경우가 많다.
이러한 경우에는 공인인가 법무법인 소속변호사를 직접 초청하여 공증하는 방법이 있다. 이 경우 변호사가 주주총회장소에 출석하여 출석주식수를 확인하고, 의결에 찬성하는 주식수를 확인하여 곧바로 의사록을 공증하게 된다. 이때 중요한 것은 아무 변호사나 가능한 것이 아니고, 공인인가를 받은 법률사무소(법무법인) 소속 변호사여야 한다는 점이다.

3. 해당 주주들이 직접 공증사무실을 방문하는 방법
의안에 찬성한 주주들이 직접 공증사무실을 방문하여 의사록의 공증을 촉탁하는 방법이다. 실무상으로는 거의 활용되지 않는 방식이다. 이 경우에 의결에 필요한 정족수 이상의 주주들이 의사록의 공증을 촉탁하면 공증인은 그 촉탁인으로부터 의사록의 내용이 진실에 부합하는가 여부에 관하여 진술을 듣고 촉탁인으로 하여금 공증인의 앞에서 의사록의 서명 또는 기명날인을 확인하게 한 후 의사록을 공증하게 된다.

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